Skilaskildir aðilar

Skil stofnana og fyrirtækja til Héraðsskjalasafns Akraness

Stofnanir, embætti og fyrirtæki á vegum Akraneskaupstaðar eru skilaskyld til Héraðsskjalasafns Akraness og er almennt miðað við að skjölum sé skilað þegar þau hafa náð 20 ára aldri, en hægt er að óska eftir að afhenda skjölin fyrr.

Frágangur skjalasafnsins þarf að vera samkvæmt kröfum Þjóðskjalasafns Íslands og Héraðsskjalasafns Akraness og að fullu lokið þegar skjöl eru afhent nema um annað sé samið sérstaklega.

Með skjalaafhendingunni þurfa að fylgja margvíslegar upplýsingar um skjölin eða skjalaafhendinguna. Fyrir utan svokallaða geymsluskrá, sem er skrá yfir hin afhentu skjöl, þarf t.d. að fylgja stutt greinargerð um sögu stofnunarinnar. Geymsluskrá skal afhenda bæði á pappír og tölvutæku formi.
Þrír mikilvægustu þættir við frágang og skil skjalasafna eru:
Skráning og frágangur skjalasafna er mikilvægur þáttur og skipta miklu máli fyrir aðgengi að skjölunum þegar þau eru komin á Héraðsskjalasafnið. Ljóst þarf að vera í hvaða skjalaflokka safnið skiptist til að hægt sé að hefja skráningu og frágang til geymslu. Frágangur felst einkum í röðun og frágangi í arkir og kassa. Starfsmaður Héraðsskjalasafns getur leiðbeint stofnunum í frágangi skjalaafhendinga þegar farið er af stað með pökkun skjala.

Grisjun skjala þýðir að skjölum er eytt úr skjalasafni á grundvelli tiltekinna raka. Eldri skjalasöfn eru ekki grisjuð. Með eldri skjalasöfnum er átt við skjöl sem orðið hafa til fyrir 1950. Yngri skjalasöfn sæta frekar grisjun en óheimilt er að grisja nema með skriflegu leyfi bæði héraðsskjalavarðar og viðkomandi forstöðumanns stofnunar. Grisjun án heimildar er brot á lögum nr. 66/1985 7. grein. Þær stofnanir sem hafa gengið frá skriflegri skjalavistunaráætlun sem hlotið hefur samþykkti bæði héraðsskjalavarðar og forstöðumanns hafa heimild til að grisja skv. henni.

Afhending skjala, Áður en skilaskyldur aðili afhendir skjöl til Héraðsskjalasafns skal hafa samband við safnið og ákveða afhendingarferlið og þarf starfsmaður Héraðsskjalasafns að samþykkja frágang skjala og geymsluskrá, áður en sending fer af stað.

Ef skjöl er send Héraðsskjalasafni illa frágengin, áskilur safnið sér rétt að taka gjald fyrir frágang þeirra.

Nánari leiðbeiningar og eyðublöð er að finna í bæklingi Þjóðskjalasafns Íslands: Afhending skjala og gerð geymsluskrár sem hægt er að sækja sem PDF skjal hér að neðan. Bæklingurinn fæst einnig á skrifstofu Þjóðskjalasafns.

Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um afhendingu skjala